Réussissez votre exposition sur un salon professionnel

Le salon professionnel est le lieu de rencontre entre les acheteurs et les vendeurs. La concurrence y est tellement féroce que tous ceux qui procèdent à la location d’un espace souhaitent attirer un maximum de visiteurs sur leur stand. Pour que votre entreprise gagne en visibilité lors d’événements comme les salons professionnels et les expositions, le Groupe FG Design vous donne quelques conseils.

Un salon se prépare des mois à l’avance. Il est conseillé de réserver son emplacement 10 à 12 mois avant l’ouverture du salon, de compter 2 à 3 semaines pour la rédaction du cahier des charges et encore entre 2 à 4 mois pour la présentation du projet par l’agence design d’espace jusqu’à la conception du stand. Bref, exposer ne s’improvise pas. Quels sont les outils à mettre en place pour bien acheter son stand d’exposition et ses services associés.

Sélectionner les agences de design, les standistes

Identifier les fournisseurs, agences de design, bureaux d’étude, standistes. C’est le moment de définir l’ensemble de vos besoins et de constituer une liste des agences de design et des fournisseurs en fonction de leurs expertises.

Etablissez ensuite avec eux une méthodologie de travail et des outils communs.

Nous vous conseillons fortement de les rencontrer chez eux, de visiter leur bureau d’études, leur menuiserie, leur plateforme logistique…

Définir votre budget pour votre stand d’exposition sur mesure

Le métier de standiste n’est pas de vendre des cloisons mais de rendre efficient, percutant, commercial, remarquable votre stand d’exposition afin de développer de nouveaux business et leads. Les agences de design fournissent des stands sur-mesure qui tiennent compte de la stratégie de marque de leurs clients, de leurs objectifs et de leur budget.

Il est impossible pour le Groupe FG Design de concevoir un projet de stand sans budget. Tout comme une voiture, un stand peut coûter 1 à 4 fois plus pour une même surface, selon les matériaux et la technicité utilisées.

Par ailleurs, ne pas communiquer de budget peut fausser l’appel d’offres et le rendre infructueux. En effet votre standiste sortant connaitrait le budget alors que celui-ci serait ignoré des challengers…

Définir des process en interne

Pour optimiser votre temps sur l’organisation de votre projet et en garantir sa réussite, définissez un comité de pilotage qui sera présent dès la rédaction du cahier des charges. Il est judicieux d’impliquer vos collaborateurs de différents services (marketing, communication, achats, juridique, RH…).

Rédiger votre appel d’offres, votre cahier des charges précis pour la réalisation de votre stand d’exposition sur mesure

La réalisation de votre cahier des charges est une étape indispensable lorsque vous participez à un salon professionnel car il permet de cadrer la conception de votre stand sur mesure.

Dans votre appel d’offres, votre cahier des charges, rappelez vos enjeux et vos objectifs par rapport à ce salon professionnel, qu’il s’agisse d’un stand réutilisable ou d’un stand one-shot.

En fonction de vos objectifs, définissez clairement vos exigences que ce soit sur l’aménagement de votre stand comme sur la fonctionnalité de l’espace. Partagez le maximum d’informations sur votre plateforme de marque (votre vision, vos valeurs, votre identité visuelle, votre ADN). Il est important que les agences comprennent qui vous êtes pour pouvoir imaginer votre marque en volume et mettre en scène votre état d’esprit. Parlez des produits et/ou des services que vous souhaitez mettre en avant sur votre stand d’exposition. Indiquez également quelles sont vos attentes en termes d’environnement : possibilités de ré-emploi du stand, utilisation de matériaux recyclables, éco-conception du stand, gestion des déchets, démarche RSE de l’agence et engagement green… Enfin, n’oubliez pas d’intégrer vos besoins et envies en termes d’animation interactive et digitale, en création et animation de contenus… Notre agence de design, spécialisée dans le média événement / salon, sera à même pour vous conseiller et vous faire des propositions adaptées à vos enjeux et à votre espace.

En plus de votre cahier des charges précis, nous vous invitons à communiquer à votre standiste, le dossier technique du salon, que l’organisateur de l’événement met à la disposition des exposants afin que l’agence de design puisse respecter les contraintes du lieu et du salon.

Il existe différents types de stands d’exposition pour les salons professionnels.
Le Groupe FG Design est à votre disposition pour vous aider à choisir la formule qui s’adaptera le mieux à votre projet événementiel.

Lancer l’appel d’offres

Respecter la RSE de vos fournisseurs passe aussi par la limitation du nombre de candidats lors de l’appel d’offres.

Sachez que les standistes augmentent les coûts de leur prestation – et donc des stands – pour rentabiliser le temps passé sur des projets non-retenus. Les meilleures agences de design ont tendance à ne plus répondre aux appels d’offres très concurrentiels. Par ailleurs, vous perdez du temps en interne, dans la sélection des candidats et sur la période d’échanges avec les agences en lice si vous en sélectionnez un grand nombre.

La solution : respecter la règle de trois :

– solliciter 3 agences maximum par appel de projet,

– passer 3 jours par LE client,
– établir des contrats de 3 ans

Recevoir les agences de design

Cette étape importante doit vous permettre de juger de la qualité du travail de chaque agence sélectionnée. Définissez un comité de pilotage interne qui devra noter le projet soutenu par chaque agence sur une grille d’évaluation factuelle.

Exemple de critères : compréhension du besoin, concept, méthodologie de déploiement, « pour aller plus loin », budget. Vous pouvez pondérer certains critères en fonction de vos enjeux

Finaliser le projet de conception de votre stand d’exposition

Une fois l’agence de design retenue, il est nécessaire d’ajuster le concept, de réadapter le budget, d’affiner le retroplanning et de valider l’ensemble des prestations techniques pour lancer la production.

Le Groupe FG Design peut vous accompagner tout au long de votre projet d’exposition jusqu’au débriefing post salon. Cette étape est primordiale. Elle vous permettra de faire un bilan et d’optimiser votre prochaine présence salon.

Communiquez avant, pendant et après le salon

Votre stand d’exposition est un outil de communication à part entière.

Communication Avant

Dès votre inscription à l’événement, vos efforts de communication doivent commencer. Vous pouvez :

• Annoncer votre participation au salon professionnel sur les réseaux sociaux,
• Faire du teasing pour annoncer vos nouveautés,
• Tout en n’oubliant pas de citer l’emplacement de votre stand sur le salon et éventuellement mettre un lien vers le site web du salon.
• Durant toute la durée du salon, n’hésitez pas à partager l’ambiance qui y règne en publiant des images ou des vidéos.

Communication Pendant

Votre standiste peut vous également accompagner pendant la manifestation. Ses équipes peuvent assurer une régie technique et nous pouvons vous trouver des partenaires de confiance pour vos prestations complémentaires (traiteur, hôtesses, animateurs etc…). La durée moyenne d’un salon professionnel est de 3 jours, mais certaines manifestations durent jusqu’à 10 ou 15 jours.

Communication Après

Les visiteurs voient une multitude de stands sur un salon professionnel. La communication post salon, qu’elle se fasse par un petit mail personnalisé ou sur les réseaux sociaux, est un excellent moyen de vous rappeler au bon souvenir de vos visiteurs.
N’hésitez pas non plus à remercier vos partenaires, que ce soient des partenaires commerciaux ou des fournisseurs. L’esprit d’équipe est toujours bien senti en termes d’image 😉

Le salon est terminé : l’accompagnement par votre standiste continue

C’est la fin du salon. Place au démontage. Plusieurs possibilités sont envisageables comme stocker votre stand d’exposition pour le remonter sur un autre événement ou démonter le stand et en recycler tout ou partie.
Dans le cas d’une réutilisation, il est mis en place une planification des montages, stockages et remises en état et modifications éventuelles du stand. Nous pouvons vous proposer des solutions d’upcycling pour transformer en goodies les bâches utilisées sur le stand pour la communication post salon.

Le débriefing avec le client, l’étape à ne pas négliger. C’est le moment de faire le point avec votre standiste, expert en conception et aménagement de stands, sur les objectifs et les résultats de l’opération. Il est important de mesurer les bénéfices du salon et du stand par le biais d’un calculateur et d’autres outils R.O.I., R.O.E.

Ces analyses permettent une optimisation pour les prochains salons et dans certains cas une déclinaison du stand vers d’autres projets comme la réalisation d’un showroom, d’un espace retail, d’un événement ou d’un aménagement interactif, tout comme le développement de contenu et la mise en place d’expérience digitale.

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